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非同期・分散型チームによる同期的・共同作業を、Lightning Decision Jamが支援 #GitLab #Lightning Decision Jam #ライトニング・ディシジョン・ジャム

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本ブログは「GitLab」社のブログで2022年1月19日に公開された「How a Lightning Decision Jam helped our asynch, distributed team collaborate synchronously」の日本語翻訳です。

非同期・分散型チームによる同期的・共同作業を、Lightning Decision Jamが支援


投稿者:Amelia Bauerly

「リモートで非同期の会社で、チームが同期的に共同作業すべき時はあるのでしょうか?」

最近、モニタリングチームでそのような疑問を持ちました。インシデント管理をチームとしてどう構築していくかを考え始めてから3年が経過し、その間に実に色々なことがありました。広範囲に及ぶ新機能を開発し、GitLabによる完全なインシデント管理ワークフローの大枠を作り上げました。

また、チームとして様々な変化を経験し、これから進むべき道もいくつか見えてたところでした。ここで一度立ち止まり、これまで何をしてきたか、そしてこれから何をしなければならないかを振り返るのにふさわしいタイミングだと思いました。しかし、チームが地理的に分散していることを考えると、チームの振り返りの場をどのように作るのがベストなのか、創造的に考える必要があることに気付きました。

Lightning Decision Jamという選択

GitLabには、定期的に開催されるチームミーティング以外では、チームは非同期コミュニケーションを優先するという標準的な慣習があります。私たちのチームは世界中に散らばっているので、このモデルは本来、私たちにとって相性がいいものです。しかし、今回はしばらく全員が集まる機会がなかったこともあり、同期で集まるのもいいかもしれないと思いました。

時差の関係もあり、私たちが一緒に過ごせる時間は多くありません。 限られた時間の中で、チームとしての振り返りができるような仕組みを考える必要がありました。

そこで「Lightning Decision Jam」というメソッドに辿り着きました。

Lightning Decision Jam(LDJ、ライトニング・ディシジョン・ジャム)は、チームで集まって問題や課題を共同で特定し、それらに対する解決策を考え出すまでを一時間で行う手軽なメソッドです。この形式では、一日のうちで集まる時間がバラバラであることを尊重しある程度議論内容を制限しながらも、行ってきた仕事についてチームで確認し合う場を設けることができます。

LDJの仕組み

このセッションはZoomで開催され、チームメンバーの大半が同時に参加することができました。参加できなかったメンバーとはLDJの本番前にミーティングを行い、彼らも参加できるようにしました。

また、セッションは録画することで、後に全体的な議論内容を振り返ることができるようにしました。セッション中の共同作業にはMuralを使用しました。セッションはタイムボックス制で、各メンバーが臨機応変に対応して付箋紙を作成する、ブレーンストーミングの演習を行いました。ブレーンストーミングでは、次のような質問がありました。

  • 私たちを突き動かすものは何か?
  • うまくいったことは何か?
  • 足かせとなっている課題は何か?
  • そのような課題にどう対処したらよいのか?

各々で付箋を作成した後、そのアイデアをグループで共有しました。すべてのアイデアが共有された後、ドット投票しグループ内で最も支持を得たアイデアを表面化させました。

LDJからの学び

この演習をチームで実施する中で、いくつか気付きがありました。

GitLabでは、月単位で仕事を進めています。実装すべき機能のバックログが大量にあり、改善すべきことのリストも常に増え続けています。このような要因が重なると、まだ実現できていないこと、やらなければならないことに意識が集中しがちになります。

ですが、そのような時こそ自分たちがやってきたことを振り返る時間を持つことは、有意義なことです。過去数年間に築き上げたものを総合的に考え、一旦立ち止まってチームとして達成したことを共に祝うことは、私たちにとって有益なことでした。

また、今後の成長の過程で直面している課題について考える時間も、有意義なものでした。しかし、重要だったのは、課題に焦点を当てるだけでなく、解決策を考え、そしてどの解決策が最も有意義であるかをチーム全員で投票する時間を設けたことでした。これらのステップを踏むことで、私たちはこれからの方向性について改めて認識をあわせ、集中することができたのです。

もちろん、対面式の同期セッションでなくても、これらのテーマについて考察を行うことは可能でした。しかし、LDJの一環として行ったことで、全員がチームとしてリアルタイムでブレインストーミングや共同作業を行う時間を持てたことが利点です。特に世界情勢やパンデミックの影響がある現代において、お互いに顔を合わせたり、声を聞いたり、一緒に時間を過ごすことは、チームの結束力を高めるという意味で本質的な価値を持つものだと思います。さらに、LDJの精密な構造により、これらのトピックについて集中的に議論することができました。理想通りにすべてを徹底的に議論することはできませんでしたが、少なくとも、会話を始めるためのゆとりときっかけを与えてくれました。

次は…?

LDJを行った結果、私たちがセッション中に特定した課題の内容のGitLabのイシューがいくつかできました。これらの課題には、すでにチーム内で検討されたアイデアが添付されており、すぐに実行に移せるようになっています。これらのアイデアを今後のマイルストーンで実際に試してみることで、「より多くの人に使ってもらう」という大きな目標達成につながることを期待しています。

また、将来的に同様のセッションを改善する機会を見出すため、非同期のプラス/デルタを行いました。 特に、LDJ全体を非同期で実施し、誰でも時間があるときに参加できるようにすることに関心が集まりました。例えば、チームメンバーが5日間連続で5~10分かけてすべての演習を自主的に行う、などです。これにより、対面式のライブセッションよりも、質問についてより深く考える余裕が生まれるかもしれません。

しかし、私の願いはこれがあくまでもチームで行う共同ワークショップの最初の一歩になればいいな、ということです。問題について様々な考え方を試したり、様々な交流方法を試すことで私たちは常に気持ちを一つにし、前へ進んでいくことができるはずです。さらに、私たちの活動に対して全員が発言する機会が与えられるという利点もあります ― そしてそれこそが、実は私にとっては最も重要なことなのです。

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